Ein Workshopleiter trägt wesentlichen Anteil für einen gelungenen Workshop. Mit seinen Vorbereitungen, legt der Coach bereits wichtige Grundlagen, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Hier unsere 8 Workshopper Punkte Checkliste:

1. Ziel und Zweck ermitteln
Was ist Ziel und Zweck des Workshops? Um die Antwort auf diese Frage zu bekommen muss man in zwei Richtungen denken. Was kann ich in der vorgesehenen Zeit vermitteln und/oder was erwartet der Kunde. Ersteres hängt vom eigenen Können ab. Dies muss klar fromuliert sein, dann entstehen bereits keine falschen Erwartungen. Zweiteres kann man in einem Gespräch klären. Welche Ziele verfolgt mein Teilnehmer und warum macht er den Workshop überhaupt. Ist es „just for fun“ zur Unterhaltung oder hängen davon wichtige Weichenstellungen in seinem Unternehmen ab. Will er seine Mitarbeiter schulen, motivieren, sensibilisieren?

2. Zielgruppe erfassen
Mit wem habe ich da eigentlich zu tun? Welche Menschen sind an dem Workshop beteiligt und welche Fähigkeiten besitzen sie? Ist dies gänzlich unbekannt sollte man sich „schlau machen“ über den Teilnehmer oder die Zusammensetzung der Teilnehmer. Zumindest damit man eine grobe Orientierung bekommt. Denn was hilft ein Computer-Workshop mit 3 Profis und einem Anfänger?! Oder wie bekommt man Kinder gebändigt in einem Nähkurs, die keine 5 Sekunden still sitzen können.
Wird man von einem Unternehmen beauftragt um ein bestimmtes Ergebnis zu erarbeiten kann auch die Frage vom Auftraggeber gestellt werden, mit welchem Team er sein Ziel am besten erreichen kann. Bei dieser Frage gibt es keine pauschale Antwort, aber man kann raten, dass Personen mit unterschiedlichen Blickwinkel, Erfahrung, Herkunft und Geschlecht sehr nützlich sein können. Natürlich sollten Personen die weder zur Demographie noch zur Zielgruppe der Workshopergebnisse passen, keine tragenden Rollen am Workshop spielen. Diskutiere dies nach besten Gewissen aus und denke daran was die potentiellen Teilnehmer positives, als auch konträres, zum Workshop beisteuern können.

3. Ergebnis klar definieren
Welches Ergebnis soll mit dem Workshop erreicht werden? Was soll am Ende der Stunde, des halben Tages oder der zwei Tage als Ergebnis vorliegen?
Ist dieses Ziel erst einmal definiert, müssen sie diesem auch unbedingt treu bleiben!
Oftmals ist vielen Teilnehmern oder Auftraggebern im Vorfeld das Ergebnis selbst nicht klar und man kann helfen dies zu formulieren oder gemeinsam zu definieren.
Vereinbare das Ergebnis im Vorfeld mündlich und schriftlich und auch noch einmal direkt vor dem Workshop! Auch während des Workshops kannst Du immer wieder das Ergebnis vor Augen führen. Somit kannst Du vor allem auch die Zeit im Auge behalten.

4. Abläufe skizzieren, Roadmap festhalten.
Der Workshopleiter sollte Abläufe grob definieren. Es sollte eventuell auch mehrere Abläufe geben um bei der Vertiefung in manchen Phasen die kommenden Phasen anpassen zu können. Somit steht jedoch fest, das man den Workshop in „Lernphasen“ einteilen sollte. Empfohlen werden meist 2 Schulstunden Blöcke ( 2x 45 min.) am Stück mit einer Pause danach. Bei 4 Blöcken vormittags und 4 Blöcken Nachmittags erzielt man ein Tagespensum von 8 h inklusive kurzer Pausen und einer längeren Mittagspause.

Man Startet mit einer Vorstellungsrunde, den Workshopregeln und dem gemeinsamen Abnicken des Workshopzieles und dem anvisierten Ergebnis. Dann kann es auch losgehen. Gut ist es, wenn man nach den Phasen immer wieder zusammenfasst was in dem letzten Block passiert ist. Somit hat man auch ein Werkzeug um sich selbst zu kontrollieren, ob die Anvisierten Ziele erreicht wurden. Der Workshop kann natürlich für alle Sichtbar in einem schriftlichen Dokument dargestellt werden.

5. Vorbereitungen Vorbereiten
Was muss man Vorbereiten um die Ziele und Ergebnisse zu liefern. Materialien, Werkstoffe, Werzeuge, Informationen… Vor allem wenn es mehrere „Leiter“ gibt, sollte man sich gut abstimmen, wer was mitbringt und wofür man was braucht und auch wer welche Reden hält.
Bei manchen Workshops müssen auch die Workshopteilnehmer Materialien vorbereiten und mitzubringen – dies kann auch mal nur ein Blatt Papier und ein Stift sein. Dies gilt es klar zu kommunizieren und gegebenenfalls für ein Notfallprogramm zu sorgen.

6. Probleme durchspielen
Was gefährdet den Erfolg des Workshops? Potentielle Risiken sollten angedacht werden und Wege daraus in der Hinterhand gehalten werden. Nicht nur als Workshopleiter oftmals auch im Vorgespräch mit dem Teilnehmer oder dem Auftraggeber kann über risikoreiche Themen oder Projekte im Vorfeld gesprochen werden und Notlösungen definiert werden. Insbesondere Faktoren die zu Problemen während des Workshops führen können und dem Auftraggeber bereits bekannt sind. Wie konfliktträchtige Teilnehmer oder Wissenstand der Teilnehmer als auch Wettersituationen oder einfach die körperliche und psychische Verfassung von Teilnehmern. Ein Ersatz – „Plan B“ ist also immer gut und zeigt im Fall der Fälle, das der Workshopleiter seinen Job versteht.
Wichtig ist, das man sich das Einverständnis für „Plan B“ auch einholt, bevor man diesen Weg ad Hoc geht und sich dadurch eventuell vom eigentlichen Ziel entfernt.

7. Fazit ziehen, Feedback abholen
Zum Schluss sollte man die getane Arbeit noch einmal betrachten und zusammenfassen und ein gemeinsames Fazit ziehen. Anschließend darf man sich auch gerne ein Feedback abholen und eventuell neue Fragen oder Themen schon in einem neuen Workshop andeuten und dem Teilnehmer interessantes mit auf dem Weg geben: Denn nach dem Workshop ist vor dem Workshop!

8. Rahmenbedingungen
Mit Rahmenbedingungen versteht sich die Festlegung aller Punkte, die wichtig sind damit beide Parteien zusammentreffen können und den Workshop auch abhalten können. Hierzu zählen: die Vorraussetzungen für den Teilnehmer als auch die Festlegung von: Veranstaltungsort, Anfangs- und Endzeiten, benötigte Infrastruktur, Verpflegung, Materialien, Kleidung, Werkzeug, ….
Hinzu kommt die Festlegung in welcher Art und Weise miteinander Umgegangen wird. Kläre deshalb gleich zu beginn die Verhaltensregeln während des Workshops. Dies vor allem dann nötig wenn Diskussionen entstehen sollen.

Mit diesem 8 Punkte Plan sollte nichts mehr schiefgehen! Oder gibt es noch weitere Dinge die zu berücksichtigen sind? Freuen uns über Anregungen oder Deinen Workshop auf Workshoppers.de!

Autor René Götzenbrugger
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